З метою поновлення, актуалізації бази даних Державного реєстру виборців щомісячно відділи РАЦС надають відомості про громадян України, які померли протягом попереднього місяця. Записи про таких осіб у Реєстрі зберігаються протягом п’яти років після чого знищуються Розпорядником реєстру. Протягом цього періоду зазначені записи знаходяться в статусі недіючих та в списки на виборчий процес не потрапляють.
Відділам РАЦС надано можливість реєструвати смерть громадян без паспортного документу, за медичною довідкою, у якій не завжди вказані всі дані особи: дата народження, місце народження, адреса реєстрації та інші. Відомості про таких осіб не завжди можна співставити з виборцями в Реєстрі. Відділ ведення Державного реєстру виборців Добропільської міської ради проводить кропітку роботу по встановленню відсутніх даних для ідентифікації виборця шляхом запитів до інших органів, закладів та установ. Ця робота дуже відповідальна і помилки неприпустимі.
Також відділ ведення працює по виявленню померлих осіб, які померли багато років тому (до створення Реєстру виборців України) та помилково потрапили до Реєстру. Відповідно до законодавства, дані виборців обробляються лише за документальним підтвердженням тих чи інших обставин змін. Тобто самостійно, без наявності документів відділ не має права вносити будь-які зміни в Державний реєстр виборців.
Якщо Ви побачили в списках виборців людину, яка померла, просимо повідомити про цей факт виборчу комісію або відділ ведення Державного реєстру виборців Добропільської міської ради (вул. Першотравнева, 83, каб. 216). Бажано при цьому зазначити приблизну дату та місце смерті цієї особи.