В ходе проведения мероприятия в формате конференции собираются представители сообществ либо групп, обсуждаются интересующие собравшихся вопросы, затрагиваются волнующие проблемы, происходит обмен бизнес-идеями, опытом.
Когда определена тема и обозначена ЦА, настает подготовительная пора. Процесс этот часто – разной продолжительности (иногда речь идет и о годичном сроке): все зависит от того, какова масштабность события, насколько сложна тематика.
Деятельностью по проф. организации конференции, как правило, занят назначенный для этого человек. Задача его – подготовить все в соответствии с запланированными целями и требованиями. В таком деле не обойтись без знания отрасли и опытности, поскольку любой промах может отрицательно сказаться как на самом мероприятии, так и на репутации организаторов. А это дорогого стоит.
Едва ли не наиболее решающая точка в такой деятельности – тех. обеспеченность, которую немаловажно всецело контролировать и осуществить на высочайшем уровне. Без нее успех затеянного маловероятен.
И один из ключевых моментов при этом – правильный подбор площадки для ивента.
Зачастую организаторы бизнес-ивентов выбирают ее, «опираясь» на отдельные критерии: вместимость или доступность бюджета. Однако, определенные проблемы могут возникнуть, когда помещение уже готовится к встрече приглашенных. Чтобы такого не произошло, следует озаботиться главными требованиями к бизнес-площадке.
Размер
Поначалу стоит определиться с масштабами планируемого, с тем, сколько ожидается участников. Каждый прибывший должен удобно сидеть, важна хорошая слышимость и обзорность. Нужно тщательно рассчитывать возможности.
Если в планах – приглашение небольшого количества гостей, не нужно арендовать объемные пространства. Выбирайте помещение с соответствующей площадью, с расчетом на заданное количество посадочных мест. Поскольку, когда пространство рассчитано на пребывание там, например, полу тысячи человек, а по факту прибудет не более сотни, сидеть по центру большого зала на нескольких рядах кресел приглашенным будет не комфортно. Причем выглядеть со стороны это будет так, словно пришло людей меньше, нежели запланировано. Да и выступающие будут чувствовать себя не удобно. Кроме того, большое помещение финансово не окупит себя. Следовательно, неминуема потеря прибыли после проведения ивента.
Если же зал окажется маленьким, гостям может быть некомфортно из-за духоты и тесноты.
Поэтому ориентировочно площади ивент-пространства полагается быть вдвое больше, нежели планируемое количество приглашенных. Это важно.
Расположение
При выборе места для проведения события стоит учитывать и то, легко ли до него добраться на метро, ином общественном транспорте или личном авто. Участники ивента по дороге до означенного места не должны заблудиться, потому столь важна оптимальная транспортная доступность.
Выбирать необходимо площадки, которые предполагают наличие удобного паркинга – частного либо городского. Обратите внимание и на то, сколько парково-мест, достаточно ли их.
Важен и следующий момент: в каком строении располагается конференц-помещение. Наиболее подходящий вариант для организации деловых событий – конференц-площадка в современном бизнес-холле. Достойной локацией может стать гостиница.
Техническая оснащенность
В помещении для конференции должны быть все условия: оптимальные для выступающих и комфортные для слушателей. Доклады спикеров вызывают у присутствующих больший интерес, когда в зале наличествует следующее оборудование:
- звуковое – колонки, устройства, усиливающие звук, микрофоны и проч.; аудиоаппаратура;
- световое;
- проекторы либо специальные экраны (имеются мониторы, видеоаппаратура).
Все это – важный минимум спец. оборудования для осуществления любого события бизнес-формата. Оптимальный вариант, если в стоимость помещения включена и аренда такой аппаратуры.
Следует проверить и следующие условия:
- насколько качественно функционирует вентиляционная система;
- имеются ли окна, какова обеспеченность искусственным освещением.
От этого также всецело зависит комфорт участников проводимого в стенах конференц-зала мероприятия.
Локация для фотозоны
Следует уделить внимание следующему моменту: возможно ли выделить участок для press-wall, т. е., чтобы организовать тематическую фотозону. Ее установка нецелесообразна около входа в помещение либо в узком, неудобном проходе. Такая мобильная стена с логотипами должна полностью охватываться объективом фотографа.
Мебель
Понадобятся кресла или стулья для размещения гостей, для кофе-брейков и регистрационных зон – столы. Для общения в лаунж-зоне и отдыха гостей важно наличие удобных диванов. Даже у наилучшего спикера не получится захватить внимание присутствующих, если не организовано удобное размещение.
Дополнительный сервис
Для участников ивента нередко необходимы переговорные комнаты, где могут расположиться за беседой представители компании и возможные покупатели либо где может осуществляться работа в группах. Очень желательны в ходе мероприятия кофе-брейки, не обойтись и без деловых обедов для гостей.
Потому комплексное оказание услуг будет только дополнительным плюсом локации проведения события.
Необходимо обеспечить участников мероприятия и питьевой водой. Поэтому в ходе обсуждения условий проведения ивента стоит оговорить данную опцию заранее.
Важно и тематическое оформление помещения для проведения конференции. Может понадобиться встреча и регистрирование гостей и т. д. В компетенции представителей конференц-холла, где арендуется помещение под проведение конференции, обеспечение и таких услуг.
Подбирать конференц-зал лучше начинать задолго до старта ивента. Оптимально – за несколько месяцев. Таким образом, шансов на бронирование помещения, которое будет отвечать всем вышеназванным требованиям, будет больше.
В частности, можно арендовать зал для конференции в Киеве.